管理好时间就是管理好项目

作者： BUILDER.COM
Monday, September 16 2002 4:38 PM



项目经理(PMs) 为了项目的进度而管理时间，但是非常有趣的是他们并不像制定项目计划那样来管理自己的时间。

我从来不认为偶尔的白日梦或者是花时间去消遣是在浪费我们的时间。实际上，真正长期严重影响我们工作效率的是一些我们不太在意的习惯性的行为方式。
这里列举出了一些我们在处理日常事务中浪费时间的例子，也提供了一些避免这些坏习惯的方法。


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不断发展你主要的项目计划
你的任务就是要让项目保持平稳的进度，因此你需要随时准备好身后的突发问题。
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把东西放错地方
目前我所知道的，没有一个组织可以做到完全的不需要纸张的文档记录。因此在人们没有发明一种方法来根据文档的内容找寻文件之前，丢失文档仍将是一个问题。

我的建议：找专人管理文档
与其自己找文档，还不如招一个优秀的雇员来替你找。当面临着大堆的文件时，一定要毫不手软的依次整理，评估一下每个文档的重要程度，如果是重要的就自己处理，一般的文档就找专人代管吧。



做事被打断或被其他事情分心
在工作的最后一分钟被打断，经常是无法预料的也是不可避免的

我的建议：学会把时间分类
千万不要总是认为所有的中断都需要你立刻解决。学习一下怎么把你的时间分类。这也是一种艺术。问问自己什么事情是一定要现在去做的？个人时间管理的精髓就是能够分辨出什么事情是重要的什么事情是紧急的。我们都有被一些有趣的谈话或者电子邮件打断的经历。关键是一定要确信这些打断不会成为你每天的生活的一部分，或者成为你加班的原因。


拖延

把单调乏味的工作放在最后是人类做事方式的一个特性。

我的建议：区分优先顺序
对我来说，最好的解决办法就是明确的告诉自己这一天中最优先要做的几件事情。然后我会把这些事情分解成几个子任务，并且逐个完成。回避或者标记那些难做的大问题，也许这些是你明天的首要任务。

凡事亲历亲为


如果你经常对你的下属说：“把它交给我来做吧。”这只能表示你不相信他们也能做好

我的建议：明确你自己的职责
不管是心里想的还是书面的，建立一个明确的概念，你的具体责任是什么，把其他的事情交给别人去做。


完美主义
完美主义者总是很难判断什么事情已经做得“足够好了”。

我的建议：不要画蛇添足
在你所有的项目中，一定要有一个要有一个质量评估的系统，让你的组员知道做到什么标准就可以停止了。其他的行为需要更多的个人判断。也许有时你会不经意的去做些多余的事情。抵制那些想要把细节的东西做完美的行为—这是缺乏自信的表现。

会议繁多

会议有时也是浪费时间。

我的建议：集中精力讨论具体的议事日程
当你接到一个会议的邀请函时，应该礼貌的问一下，你在这个会议中是什么角色，这个会议要进行多长时间。如果时间安排合理的话，你再去参加也不迟。当然从另一方面讲，如果你是一个会议的主办方，你也同样应该准备好回答这些问题。


危机

如果你忽略了上述的问题，危机就会来临了。

我的建议：远离危机！

把你所有的注意力都放在如何处理上述的这些问题上，如果你能很快懂得怎么管理好你的时间，机遇就会出现。


实践一下我上面所鼓吹的
当新的一天开始的时候，我总是问自己这样两个问题：

我今天的日程表已经告诉大家了吗？ (举例来说，共享我的日程表)?
我什么时间不希望被打扰
回答这些问题，我必须现在脑子里大致安排好一天。我发现这是一个非常简单又行之有效的战胜不良时间习惯的办法，尤其是对拖拖拉拉。

在我的一整天里，当我忙得没有效率的时候，我都是睁大了眼睛考虑着时间问题。当我发现自己在浪费时间的时候，我记下是什么使我浪费了时间，以便以后能够看到有所避免。几天之后，你就可以轻易的找到自己浪费时间的习惯，找到有效的方法改正它们。

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